Dengan berlakunya Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP), prinsip akuntabilitas (accountability principle) menuntut setiap Pengendali Data Pribadi untuk dapat membuktikan kepatuhannya melalui dokumentasi yang sah dan teruji.
7 Instrumen Dokumen Pokok Kepatuhan UU PDP
- Record of Processing Activities (RoPA): Dokumen induk yang mencatat seluruh aliran pemrosesan data pribadi, tujuan pemrosesan, kategori data, masa retensi, dan pihak ketiga yang menerima data.
- Kebijakan Pelindungan Data Pribadi (Internal Privacy Policy): Pedoman internal bagi karyawan mengenai tata cara penanganan data rahasia nasabah atau pelanggan.
- Pemberitahuan Privasi Eksternal (Privacy Notice): Dokumen publik yang transparan di situs web atau aplikasi mengenai bagaimana data dikumpulkan dan digunakan.
- Lembar Persetujuan Eksplisit (Consent Form): Format persetujuan yang terpisah, jelas, dan dapat dibuktikan untuk setiap tujuan pemrosesan yang memerlukan izin subjek data.
- Data Protection Impact Assessment (DPIA): Laporan penilaian risiko privasi untuk teknologi baru atau pemrosesan data sensitif bervolume besar.
- Data Processing Agreement (DPA): Perjanjian adendum kontrak dengan seluruh vendor IT, penyedia cloud, dan pihak ketiga pengolah data.
- SOP Manajemen Insiden & Notifikasi Kebocoran: Prosedur operasional baku untuk investigasi dan pengiriman notifikasi resmi dalam kurun 72 jam sejak terdeteksinya kegagalan pelindungan data.